Política de Privacidade

1 Introdução

Os cartórios trabalham com dados pessoais em benefício da sociedade e seguem padrões para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais confiados. Para facilitar a busca de informações, esta política organiza o tratamento conforme o relacionamento com o tabelionato: cliente, colaborador ou candidato a uma vaga, fornecedor ou terceirizado.

2 SEÇÃO DE CLIENTES

Os dados tratados dependem do serviço solicitado. Entre os serviços estão atas notariais, autenticação, emissão de certidões, escrituras, procurações, protesto de títulos, reconhecimento de firma, substabelecimento e testamento.

2.1 Tratamento de dados em atos extraprotocolários

São atos sem arquivamento no livro de notas, avulsos e entregues ao solicitante. Incluem apostila de Haia, autenticação, emissão de certidões e reconhecimento de firma.

2.1.1 Dados pessoais que coletamos: dados de contato, que podem incluir números de telefone residencial, comercial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail), e dados de pagamento dos serviços solicitados.

2.1.2 Base legal e normas: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7º, II). Devem ser observados o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Sergipe; Decreto nº 93.240/1986; Leis nº 6.015/1973, nº 7.433/1985, nº 8.935/1994, nº 10.406/2002 e nº 13.105/2015; Provimentos CNJ nº 50/2015, nº 61/2017, nº 103/2020 e nº 149/2023; e Provimento nº 08/2023-CGJ.

2.1.3 Prazo de guarda: cada tipo de serviço tem prazo regulamentado pela Tabela de Temporalidade de Documentos do Provimento CNJ nº 50/2015. Consultar tabela.

2.1.4 Compartilhamento: Demaria fornece o sistema de escrituração e backup; TJSE recebe dados por meio do selo de fiscalização digital; Colégio Notarial do Brasil utiliza o Cadastro Único de Clientes do Notariado e a plataforma e-Notariado; CNJ e ANOREG/BR participam do apostilamento; Direção do Foro e Corregedoria atuam em apresentações, inspeções e correições; Google fornece backup em nuvem e e-mail.

2.1.5 Direitos: confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I); acesso aos dados (art. 18, II); correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (art. 18, III); e informação sobre compartilhamento (art. 18, VII). O livre acesso é restrito ao titular. Certidões e informações de atos são fornecidas mediante emolumentos, salvo hipóteses legais de gratuidade. Para informações pessoais restritas pode ser exigida identificação por escrito e finalidade da solicitação. Retificações em registro de protesto ou ato notarial seguem o procedimento extrajudicial ou judicial aplicável.

2.1.6 Como exercer seus direitos: solicite atendimento ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais.

2.2 Tratamento de dados em atos protocolares

São atos arquivados no livro de notas, para os quais pode haver emissão de certidões. Incluem atas notariais, escrituras, procurações, substabelecimentos e testamentos.

2.2.1 Dados pessoais que coletamos: dados de identificação apresentados, que podem incluir nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo e filiação; dados de contato, como telefones e e-mail; e dados de pagamento dos serviços solicitados.

2.2.2 Base legal e normas: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7º, II). Aplicam-se o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Sergipe; Decreto nº 93.240/1986; Instrução Normativa RFB nº 1.112/2010; Leis nº 6.015/1973, nº 7.433/1985, nº 8.935/1994, nº 10.406/2002, nº 10.426/2002 e nº 13.105/2015; Resolução CNJ nº 35/2007; Portaria SPU/ME nº 24.218/2020; e Provimentos CNJ nº 39/2015, nº 50/2015, nº 61/2017, nº 08/2023-CGJ e nº 149/2023.

2.2.3 Prazo de guarda: segue a Tabela de Temporalidade de Documentos do Provimento CNJ nº 50/2015. Consultar tabela.

2.2.4 Compartilhamento: Google fornece armazenamento em nuvem e e-mail; TJSE recebe dados do selo de fiscalização digital; Direção do Foro e Corregedoria atuam nas apresentações, inspeções e correições do tabelionato.

2.2.5 Direitos: confirmação, acesso, correção e informação sobre compartilhamento, observados os emolumentos, hipóteses de gratuidade, sigilo e procedimentos legais aplicáveis à emissão de certidões. Informações pessoais restritas podem exigir identificação escrita e indicação da finalidade. Retificações seguem a legislação ou norma específica.

2.2.6 Como exercer seus direitos: solicite atendimento ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais.

2.3 Tratamento de dados em protestos de títulos

2.3.1 Dados pessoais: dados de contato, incluindo telefones e endereço eletrônico, e dados de pagamento dos serviços solicitados.

2.3.2 Base legal e normas: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7º, II), Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Sergipe, Leis nº 6.015/1973, nº 8.935/1994 e nº 9.492/1997, e Provimentos CNJ nº 50/2015, nº 61/2017 e nº 149/2023.

2.3.3 Prazo de guarda: segue a Tabela de Temporalidade de Documentos do Provimento CNJ nº 50/2015.

2.3.4 Compartilhamento: pode ocorrer com entidades de proteção ao crédito nos termos do art. 29 da Lei nº 9.492/1997; Demaria; TJSE; Central de Remessas de Arquivos (CRA); Central de Distribuição de Títulos; CENPROT; COAF; Direção do Foro; e Corregedoria, para distribuição de títulos, recebimento de arquivos, emissão de certidões, fiscalização e comunicações obrigatórias.

2.3.5 Direitos: confirmação, acesso, correção e informação sobre compartilhamento, observadas as regras de publicidade, emolumentos, gratuidade, sigilo e retificação de dados dos atos.

2.3.6 Como exercer seus direitos: solicite atendimento ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais.

3 SEÇÃO DE CANDIDATOS À VAGA DE TRABALHO

3.1 Tratamento de dados de candidatos

3.1.1 Dados pessoais: identificação, que pode incluir nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo e filiação; dados de contato, como telefone, endereço residencial e e-mail; formação acadêmica, escolaridade e empregos anteriores.

3.1.2 Base legal: execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular (LGPD, art. 7º, V).

3.1.3 Prazo de guarda: os dados são eliminados ao final de cada processo seletivo, quando a vaga é preenchida.

3.1.4 Compartilhamento: Google, para utilização de ferramentas de colaboração e envio e recebimento de e-mails.

3.1.5 Direitos: confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação e informação sobre compartilhamento, conforme a LGPD.

3.1.6 Como exercer seus direitos: fale com o responsável pelo processo seletivo ou solicite atendimento ao Encarregado.

4 SEÇÃO DE FORNECEDORES E TERCEIRIZADOS

4.1 Tratamento de dados de fornecedores

4.1.1 Dados pessoais: identificação, que pode incluir nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo e filiação; dados de contato, telefones, endereço comercial e e-mail; dados bancários e de pagamentos.

4.1.2 Bases legais: execução ou preparação contratual (LGPD, art. 7º, V) e exercício regular de direitos (art. 7º, VI), observados o Código Civil e as normas aplicáveis.

4.1.3 Prazo de guarda: dados referentes a contratos com o tabelionato são armazenados por 10 anos para permitir o exercício regular de direitos.

4.1.4 Compartilhamento: MUDE Contabilidade, para gestão fiscal e contábil; Google, para armazenamento, colaboração e e-mail; Demaria, para sistemas de gestão das rotinas; e ITware Soluções em TI, para adequação à LGPD.

4.1.5 Direitos: confirmação, acesso, correção e informação sobre compartilhamento.

4.1.6 Como exercer seus direitos: fale com o tabelião responsável pelo contrato ou solicite atendimento ao Encarregado.

5 Sobre as obrigações dos titulares

1. Avaliar esta Política de Privacidade.
2. Fornecer dados precisos e verdadeiros.
3. Informar alterações de seus dados pelos canais de comunicação.
4. Não fornecer dados de terceiros.
5. Não tornar público dado pessoal informado ao tabelionato sem ciência de que dados publicizados podem ser tratados conforme a lei.
6. Responder por dados falsos, excessivos ou imprecisos e por danos que possam causar.

6 Sobre segurança e proteção de dados pessoais

1. Os dados pessoais são armazenados em repositórios protegidos e recebem cópias de salvaguarda periódicas.
2. O tráfego online de dados pessoais é realizado por canais criptografados.
3. Os dispositivos utilizados no acesso a dados pessoais são protegidos por softwares de segurança.
4. Dados físicos são mantidos em locais controlados, com acesso restrito a pessoas autorizadas.
5. Os operadores escolhidos para processamento devem adotar políticas de segurança e salvaguarda.

7 Sobre alterações nesta Política

Esta política pode ser atualizada sempre que necessário e permanecerá disponível neste endereço. As alterações podem não ser comunicadas individualmente; consulte a política periodicamente ou sempre que tiver dúvidas.

8 Nossos dados

1º Ofício da Comarca de Tobias Barreto/SE
Rua José Felipe de Oliveira, nº 257, Santa Rita, Tobias Barreto/SE, CEP 49.300-000
Atendimento: segunda a sexta, das 8h às 17h
notasdetobiasbarreto@gmail.com
protestodetobiasbarreto@gmail.com

9 Nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)

Nome: Marcos Alessandro Siqueira. Para contato, solicite encaminhamento pelos canais do tabelionato.

10 Quero saber mais

Para maiores informações, entre em contato pelo canal Fale com o Encarregado (DPO).

Versão 1, revisão 1, publicada em 21 de junho de 2024. Elaborada pela equipe de privacidade da ITware Soluções em TI para o 1º Ofício da Comarca de Tobias Barreto/SE e revisada pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais em 21 de junho de 2024.